Quỹ tiền lương dự phòng là gì? Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo TT 200

Trích lập quỹ dự phòng tiền lương hạch toán như thế nào? Sau đây tôi xin hướng dẫn trích lập quỹ dự phòng tiền lương và cách hạch toán quỹ dự phòng tiền lương theo Thông tư 200.


1. Hướng dẫn trích lập quỹ dự phòng tiền lương:

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do DN quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu DN bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

Trường hợp năm trước DN có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính DN chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì DN phải tính giảm chi phí của năm sau.

Ví dụ: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2016, Công ty kế toán Thiên Ưng có trích quỹ dự phòng tiền lương là 10 tỷ đồng,
- Đến ngày 30/06/2017 (đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng kỳ tính thuế theo năm dương lịch), Công ty mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2016 là 7 tỷ đồng thì Công ty phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2017) là 3 tỷ đồng (10 tỷ – 7 tỷ).
- Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2017 nếu Công ty có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.

2. Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương:

- Khi trích lập dự phòng phải trả khác, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (3524).

- Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3524)
Có các TK 334...

- Khi lập Báo cáo tài chính, DN phải xác định số dự phòng phải trả cần trích lập:
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (3524).

+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3524)
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).

Chi tiết các bạn có thể xem thêm tại Công văn 368/CT-TTHT ngày 19/3/2012 của Cục thuế Long An: V/v trích lập quỹ dự phòng bổ sung vào quỹ lương của năm sau, cụ thể như sau:

"Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty có phát sinh trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề thì thực hiện theo hướng dẫn trên. Doanh nghiệp có thể nghiên cứu thêm ví dụ trong Thông tư số 18/2011/TT-BTC nêu trên để thực hiện.

Tài khoản hạch toán khoản trích lập quỹ dự phòng:
Nợ TK 642
Có TK 352
Về mặt thủ tục chứng từ: Công ty cần có Phiếu kế toán để tính toán tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm sau liền kề."