Kế toán khoản Thu hộ chi hộ có phải xuất hóa đơn không?

1. Thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn không?

Theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC:
“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).”

Theo Công văn 2519/CT-TTHT ngày 24/3/2016 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh:
“1) Trường hợp Công ty ký hợp đồng làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài có thực hiện thu hộ cho Chủ tàu khoản tiền cước vận tải quốc tế từ khách hàng, thì khi thu tiền cước vận tải quốc tế (từ Việt Nam đi nước ngoài), Công ty lập hóa đơn GTGT áp dụng thuế suất 0%, khi thanh toán lại tiền cước thu hộ cho các hãng tàu nước ngoài, Công ty khấu trừ và nộp thuế nhà thầu (thuế thu nhập doanh nghiệp theo thuế suất 2% trên toàn bộ cước vận tải thu hộ) thay cho hãng tàu nước ngoài, hóa đơn GTGT thu cước vận tải quốc tế xuất cho khách hàng của hãng tàu, Công ty không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.

2) Trường hợp Công ty có chi trả hộ các hãng tàu các khoản phí, lệ phí hàng hải, hoa tiêu phát sinh trong quá trình tàu ghé cảng Việt Nam, các chứng từ biên lai phí, lệ phí mang tên chủ tàu, Công ty chỉ là đơn vị thanh toán hộ cho hãng tàu thì khi thu lại tiền chi hộ từ hãng tàu, Công ty lập chứng từ thu, không lập hóa đơn GTGT.”

Theo Công văn 8999/CT-TTHT ngày 23/10/2014 của Cục thuế TP. Hồ chí Minh:
“Trường hợp Công ty theo trình bày có ký hợp đồng nhận thu hộ, chi hộ với khách hàng (Công ty sẽ thay khách hàng chi trả các khoản chi phí như: chi phí dịch thuật, thuê nhà...(cho khách hàng trong nước); chi phí vé máy bay, thuê phòng...(cho khách hàng nước ngoài); chi lương, thuế TNCN cho nhân viên nước ngoài) thì khi chi trả các khoản chi phí nêu trên, các nhà cung cấp phải lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của khách hàng, Công ty không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên khách hàng. Khi thu lại số tiền chi hộ Công ty không phải lập hóa đơn, chỉ lập chứng từ thu theo quy định. Trường hợp trước đây các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của Công ty, thì Công ty đề nghị nhà cung cấp thu hồi hóa đơn đã lập để lập lại hóa đơn mang tên khách hàng thuê Công ty chi hộ. Trường hợp Công ty và khách hàng không thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập thì khi thu lại tiền Công ty phải lập hóa đơn GTGT tính thuế GTGT (thuế suất 10%) theo quy định.”

Kết luận:
- Nếu thu hộ thì phải lập hóa đơn GTGT -> Khi trả tiền thu hộ thì lập phiếu chi.
- Nếu chi hộ thì lập phiếu chi -> Khi thu lại tiền chi hộ thì không lập hóa đơn GTGT (Lập chứng từ thu tiền).

Chú ý: Nếu khoản chi hộ mà hóa đơn mang tên công ty chi hộ thì khi thu lại tiền chi hộ thì phải xuất hóa đơn GTGT và tính thuế GTGT (Thuế suất tương ứng với thuế suất của hàng hóa, dịch vụ đó)

VD: Công ty A ủy quyền cho Công ty B chi hộ (Hàng hóa, dịch vụ đó thuế suất thuế GTGT là 10%). Sẽ có 2 trường hợp như sau:
- Nếu hóa đơn mang tên Công ty B (Bên chi hộ) thì khi thu lại tiền chi hộ Công ty B phải xuất hóa đơn GTGT (10%) để giao cho Công ty A và phải kê khai thuế GTGT.
- Nếu hóa đơn mang tên Công ty A (Bên ủy quyền chi hộ) thì khi thu lại tiền chi hộ Công ty B chỉ cần lập phiếu thu.

2. Khoản thu hộ, chị hộ có phải kê khai không?

Theo khoản 7 điều 5 Thông tư số 219/2013/TT-BTC quy định:
“Cơ sở kinh doanh không phải kê khai, nộp thuế trong các trường hợp sau:
d) Các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của cơ sở kinh doanh.”

Theo Công văn 2490 /CT-TTHT của Cục thuế Bình Phước
“Căn cứ quy định trên, qua nội dung công văn. Công ty có hoạt động cho thuê nhà xưởng, có phát sinh khoản thu tiền điện, tiền nước và thu khác của khách hàng liên quan đến hoạt động cho thuê. Đối với mỗi lần thu tiền có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên thì Công ty phải lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng theo quy định. Trường hợp khoản thu đó mang tính chất là thu hộ, chi hộ cho khách hàng thì Công ty không kê khai, tính nộp thuế GTGT đầu ra và không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng. Khoản thu hộ, chi hộ trên không ghi nhận doanh thu, chi phí khi tính thuế TNDN của Công ty.”

Kết luận:
- Khoản thu hộ, chi hộ không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.

Chú ý: Nếu hóa đơn chi hộ mà mang tên công ty Chi hộ thì Công ty chi hộ phải kê khai thuế GTGT.

3. Cách hạch toán khoản thu hộ, chi hộ:

a. Cách hạch toán khoản thu hộ:

- Khi thu hộ khách hàng:
Nợ TK 3388
Có TK 111, 112

- Khi trả lại tiền thu hộ:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3388

b. Cách hạch toán khoản chi hộ:

- Khi chi hộ khách hàng:
Nợ TK 1388
Có TK 111, 112

- Khi nhận lại tiền chi hộ
Nợ TK 111, 112
Có TK 1388

Chú ý: Khi các bạn thực hiện thu hộ, chi hộ nhớ là phải hợp đồng ủy quyền hoặc biên bản ủy quyền cho bên thứ 3 thu hộ, chi hộ nhé.